Закон

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

После передачи работником больничного листа работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов.

В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи.
Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

  • он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
  • по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
  • при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
  • при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Форма и бланк

Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.

На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:

  • при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

  • в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
  • далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
  • и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения
Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать.

По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации.

Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.

Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Образец журнала регистрации больничных листов

Обязательна ли книга регистрации листков нетрудоспособности?

Книга регистрации листков нетрудоспособности (форма 036 У) относится к числу необязательных документов на предприятии.

Необходимость ее ведения, хранения и содержания определяется руководством организации в зависимости от особенностей производственного процесса, численности сотрудников предприятия и других факторов.

Однако большинство крупных предприятий с большим количеством документации предпочитает формировать данный журнал учета листков нетрудоспособности, что позволяет максимально упорядочить документооборот.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности — образец

Согласно трудовому законодательству, работодатель не обязан вести журнал регистрации листков нетрудоспособности. При этом книги и журналы по учету формируются специалистами отдела кадров не только для систематизации документооборота, а также для присвоения документации юридической силы.

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества:

  • владение информацией о трудоспособности любого из работников предприятия;
  • возможность отслеживать длительность нахождения сотрудников на больничном;
  • правильный расчет пособий по нетрудоспособности в зависимости от ее продолжительности;
  • анализ уровня заболеваемости на производстве для оценки ситуации;
  • разрешение спорных ситуаций, например, при утрате листков нетрудоспособности.

Как правильно заполнять учетно-регистрационный журнал

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.

Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:

  • наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
  • название предприятия;
  • дата начала и окончания;
  • длительность хранения;
  • подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).

Все листы книги регистрации листков нетрудоспособности должны быть сшиты и закреплены печатью и подписью главы организации. Все графы в журнале следует пронумеровать, а каждой внесенной в книгу записи следует присвоить порядковый номер. Также каждая из записей должна отражать:

  • информацию о сотруднике (ФИО, должность);
  • номер листка нетрудоспособности;
  • название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
  • даты начала и окончания больничного;
  • срок действия больничного листа.

Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо. В случае допущения ошибок следует их пояснять в графе «примечания», там же можно отметить ошибочно внесенные данные.

Поскольку после регистрации в кадровой службе листки нетрудоспособности передаются бухгалтеру, в журнале желательным является наличие графы для росписи получившего документ бухгалтера. Это дает возможность определить подразделение, в котором был утрачен лист нетрудоспособности при возникновении такой ситуации.

Образец заполнения скачать журнал учета больничных листов

Ведение и хранение журнала учета листков нетрудоспособности

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Поскольку данный учетный журнал является внутренним документом, передавать его другим сотрудникам нельзя без одобрения администрации организации, а ознакомление с ним может происходить только в присутствии уполномоченного лица, на которого возложена ответственность по его ведению и хранению.

Этот журнал должен регулярно предоставляться на проверку администрации предприятия, а также в целях формирования отчетов и оценки работы отдела кадров.

В случае порчи или утраты документа руководство предприятия должно обратиться в органы внутренних дел и сформировать комиссию в целях расследования происшествия, а также для составления описи всей утраченной документации. Состав комиссии назначается приказом.

Длительность хранения той или иной отчетной документации в организации определяется «Перечнем типовых документов», где обозначен срок хранения определенного документа.

Как правило, документация учетно-регистрационной формы должна храниться 3 года. Однако длительность хранения каждого документа может определить в индивидуальном порядке глава организации. Началом срока принято считать 1 января года, следующего за годом окончания документа.

Этот учетно-регистрационный документ входит в перечень наиболее востребованной в кадровом делопроизводстве документации.

Процесс ведения журнала не требует ощутимых затрат труда и времени. В то же время документ позволяет руководству организации следить за правильностью и правомерностью расчета и начисления пособий по нетрудоспособности, а также грамотно наладить работу предприятия в целом с учетом своевременного принятия профилактических мер при возникновении заболеваний сотрудников.

Журнал учета листков нетрудоспособности. Образец и бланк 2021-2022 года

Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета листков нетрудоспособности .docСкачать образец заполнения журнала учета листков нетрудоспособности .doc

Зачем нужен документ

Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.

Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).

Читайте также:  Расторжение договора купли-продажи автомобиля: по инициативе покупателя, продавца или соглашению сторон

Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Особенности документа

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)

Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Образец журнала учета листков нетрудоспособности

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Сколько времени и как хранить документ

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Скачать документна сайте Ассистентус

Журнал регистрации больничных листов в 2020 году: бланк

Некоторые компании вообще не ведут такой регистр. Однако мы решили познакомить вас с образцом журнала регистрации больничных листов и доказать, что он не будет лишним в 2020 году.

Сразу скажем, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях.

Однако практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов имеют определенные выгоды. Среди них:

  • проще мониторить количество дней болезни, которые оплачивает компания (первые трое суток недомогания);
  • смотреть за сроком сдачи сотрудником больничного листка (максимальный срок – полгода после больничного);
  • проще найти какой-либо листок, если он понадобился специалистам ФСС.

Также см. «Срок предоставления больничного листка работодателю».

Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов (образец заполнения – ниже в статье).

Подробнее об этом см. «Больничный во время отпусков».

Сколько хранить

Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов. При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение пяти лет. Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.

Если не вести образец журнала учета больничных листов

Что касается санкций за неведение журнала учета больничных листов, то здесь всё очевидно. Действует общеправовой принцип: если нет обязанности, то нет и ответственности. Поэтому претензии сотрудников ФСС по поводу его отсутствия будут абсолютно беспочвенны и нелегитимны.

Журнал учета больничных листов: образец заполнения

Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте.
Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: скачать образец журнала.

Также см. «Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу».

А если больничный в электронном виде?

По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.

Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.

Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.

В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.

Журнал учета листков нетрудоспособности: кто ведет, правила и образец заполнения

Листы нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности. Они должны храниться в специально изготовленных оцинкованных шкафах с надежными замками. Помещения и сейфы, где хранятся больничные, опечатываются печатью.

Медицинские организации обязаны контролировать поступление и расходование листов нетрудоспособности, чтобы исключить случаи их утраты. Разберем, как ведется учет листов нетрудоспособности, зачем нужен журнал учета больничных листов, кто должен вести журнал учета и как он заполняется.

Также рассмотрим, нужно ли вести учет электронных листов нетрудоспособности.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.

Как ведется учет листов нетрудоспособности?

Медицинских организаций обеспечиваются бланками листов нетрудоспособности Фондом социального страхования (Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004).

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом. Должен производиться контроль за их количеством и расходованием.

Для учета бланков больничных листов в медицинской организации используются следующие регистры:

  1. Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при получении бланков от органов управления здравоохранением. Фиксирует, какое количество документов было получено от ФСС.
  2. Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при передаче бланков врачам медицинской организации, ответственным за экспертизу временной нетрудоспособности пациентов.
  3. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Заполняется в случае порчи, утраты, хищения бланков. В конце года сведения передаются в ФСС и размещаются на сайте ведомства. Это позволяет проверять сомнительные листы нетрудоспособности на подлинность.
  4. Журнал регистрации листов нетрудоспособности. Заполняется при выдаче листа нетрудоспособности пациенту.
Читайте также:  Возврат алиментов после оспаривания отцовства: основания, порядок действий, судебная практика

Лечащие врачи медицинских организаций и иные сотрудники, назначенные ответственными за больничные листы, получают прошитые бланки под отчет и после использования документов сдают корешки.

Ежеквартально проводится сверка поступления и распределения бланков листов нетрудоспособности.

Зачем нужен журнал учета больничных листов?

Учет листов нетрудоспособности необходим для контроля за движением бланков. В целях отслеживания информации по каждому бланку используется Журнал учета листов нетрудоспособности.

Благодаря ведению журнала решаются следующие задачи:

  • фиксируется, кому выдан лист нетрудоспособности;
  • отслеживается лимит дней нетрудоспособности, подлежащих оплате;
  • отслеживается срок, на который открыт больничный лист;
  • осуществляется поиск больничных листов;
  • контролируется сохранность больничных листов.

Следует знать! Медицинская организация отдельно ведет бухгалтерский учет бланков листов нетрудоспособности. С этой целью ведутся Книги получения и распределения.

Также фиксируются факты порчи, утраты и хищения документов.

Систематизированная информация позволяет контролировать количество и движение документов, следить за тем, какие номера бланков получены, использованы и утрачены по каким-либо причинам.

Кто должен вести журнал учета больничных листов?

Журнал регистрации листов нетрудоспособности (форма 036-У) ведется медицинскими организациями, наделенными правом проводить экспертизу временной нетрудоспособности и выдавать больничные листы на основании лицензии на осуществление медицинской деятельности.

Решение о необходимости регистрации больничных листов принимается руководителем по своему усмотрению. Обычно издается приказ о назначении лиц, ответственных за листы нетрудоспособности.

Нужно помнить! Помимо медицинской организации учет больничных листов может вести работодатель. За регистрацию поступивших документов отвечает кадровая служба или бухгалтерия. Учет ведется для табелирования сотрудников и расчета пособия по временной нетрудоспособности. В целях регистрации больничных листов используется журнал в произвольной форме.

Надоело читать?Расскажем по телефону и ответим на ваши вопросы

Как заполняется журнал учета больничных листов?

Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций. Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен. На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики.

Медицинской организацией

Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.

В Журнал вносят следующие сведения:

  • номер больничного листа;
  • ФИО пациента;
  • возраст пациента;
  • адрес проживания пациента;
  • место работы и выполняемая работа пациента;
  • диагноз;
  • ФИО врача;
  • с какого по какое число месяца сотрудник освобожден от работы;
  • количество дней больничного листа;
  • отметку о направление пациента в другую медицинскую организацию.

Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.

Важно! Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни. Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.

Работодателем

Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей. Для них учет больничных листов необязателен.

В журнал регистрации вносятся следующие сведения:

  • наименование организации (на титульном листе);
  • номер листа нетрудоспособности;
  • наименование медицинского учреждения, оформившего больничный;
  • должность и ФИО сотрудника;
  • период временной нетрудоспособности;
  • основание выдачи больничного;
  • сведения о нарушении режима лечения;
  • дата поступления больничного листа работодателю.

Помимо наименования организации может быть указан ИНН, ОГРН, юридический адрес, лицо, ответственное за ведение журнала.

Следует знать! После регистрации листа нетрудоспособности его передают бухгалтеру, который производит расчет пособия по временной нетрудоспособности. Далее больничный передается в ФСС. Работодатель с ближайшим авансом или зарплатой переводит сотруднику денежные средства за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни пособие оплачивается фондом.

Нужно ли вести учет электронных больничных листов?

При оформлении электронного больничного листа бумажный бланк документа не заполняется. Все сведения о случае временной нетрудоспособности заполняются в системе ФСС.

Медицинская организация заполняет свою часть листа нетрудоспособности и сообщает пациенту его номер. Работодатель через личный кабинет организации в системе ФСС на основании сведений о номере электронного больничного заполняет вторую часть.

Медицинские организации и работодатели имеют доступ ко всем электронным листам нетрудоспособности в личном кабинете сайта ФСС. При необходимости достаточно авторизироваться с помощью ЭЦП и получить необходимые сведения. При этом у них нет полномочий на удаление из системы уже заполненного больничного листа.

Таким образом, вести Журнал регистрации электронных листов нетрудоспособности нецелесообразно, поскольку они автоматически учитываются в онлайн-сервисе социального страхования.

Заключение эксперта

Подведем итоги:

  1. После получения бланков листов нетрудоспособности от ФСС медицинские организации должны организовать их учет. С этой целью ведутся несколько регистров: Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией, Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Журнал регистрации листов нетрудоспособности.
  2. Журнал регистрации листов нетрудоспособности по форме № 36-у заполняется при выдаче больничного листа пациенту. Он позволяет зафиксировать, кому выдан документ, использовал ли пациент лимит дней временной нетрудоспособности. Также по журналу можно производить поиск листов нетрудоспособности и отслеживать сроки больничного.
  3. Учет больничных листов ведется не только медицинскими учреждениями, но и работодателями. Организации самостоятельно разрабатывают форму документа и вносят в него необходимые сведения.
  4. В настоящее время листы нетрудоспособности оформляются в электронном виде через систему ФСС без выдачи дубликата на бумажном носителе. В связи с автоматизацией учета больничных листов вносит информацию об электронных документах в Журнал регистрации листов нетрудоспособности не требуется.

При возникновении трудностей с поиском листов нетрудоспособности, ведением Журнала регистрации желательно привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет разобраться в сложившейся ситуации. Юристы нашего сайта всегда готовы проконсультировать работников и работодателей по вопросам, касающимся журнала учета больничных листов. Оставьте заявку и получите консультацию.

Образец заполнения журнала больничных листов

Журнал учета больничных листов — образец заполнения вы можете загрузить на нашем сайте. Кто должен вести такой журнал? Как выглядит его форма? Как вообще ведется учет больничных? Является ли больничный БСО? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника;
  • быстрого поиска нужного больничного листа во время проверки по требованию сотрудников ФСС.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Можно ли вести журнал учета больничных листов в электронной форме, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в готовое решение.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Журнал допустимо вести как в электронном, так и в бумажном виде. Во втором случае все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы.На обороте обязательно указывается общее количество листов.Здесь же проставляются подпись ответственного за ведение журнала лица и печать организации (при ее наличии).

Читайте также:  Ходатайство об исключении очной ставки из числа доказательств

ВАЖНО! Ведение журнала учета больничных листов не является обязанностью хозяйствующих субъектов. Поэтому и санкций за его непредставление не предусмотрено. Однако в организациях с большой численностью персонала все же желательно формировать такой документ. Он помогает структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности, которых на крупных предприятиях обычно бывает много.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Сроки хранения журнала

Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк

Листы нетрудоспособности являются подтверждением периода болезни и основанием для получения пособия. После сдачи документа работодателю обеспечивается их учет и хранение.

Наиболее оптимальным вариантом систематизации данных служит ведение специального журнала регистрации листов нетрудоспособности.

Обязательные требования к необходимости ведения журнала отсутствуют, но использование формы упрощает контроль и учет документов в организациях с численностью более нескольких человек. В статье расскажем про заполнение журнала регистрации больничных листов, дадим образец оформления.

Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:

  • Внесения данных в табель учета рабочего времени.
  • Начисления пособия в составе заработной платы.
  • Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
  • Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
  • Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
  • Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.

Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

  • Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
  • Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
  • Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
  • Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
  • Наличие случаев нарушения больничного режима.
  • Статистику заболеваемости совместителей.

По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности.  статью: → «Оформление больничного листа 2022».

Лица, ответственные за ведение регистрационных данных

Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.

Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг.

Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами.

Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Состав данных Пояснения
Наименование учетного журнала Название позволяет идентифицировать назначение журнала
Название предприятия Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала
Страховой номер Указывают номер страхователя в ФСС
Даты ведения журнала Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи
Ответственное за ведение информации лицо При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет
Срок хранения журнала Заполняется после внесения последней записи
Номер по номенклатурному учету Вносится при условии ведения номенклатурных дел

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.

Данные Пояснения
Порядковый номер Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением
Номер документа Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности
Учреждение Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ
Период действия документа Даты начала и окончания периода нетрудоспособности
Дата поступления листа Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности
Данные работника Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер
Категория места работы Основной договор или совместительство
Основание выдачи листа Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН
Количество дней Число дней нетрудоспособности по документу
Ответственное лицо Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов
Примечание Заполняется по необходимости

Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

  • Подразделение, табельный номер работника.
  • Основания выдачи листа нетрудоспособности.
  • Сведения о медицинском учреждении.

При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии.  статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению журнала регистрации

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

  • Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
  • Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
  • Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
  • Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом.  статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

  1. Прием листка нетрудоспособности у работника.
  2. Внесение данных о документе в журнал учета.
  3. Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

№ п/п № документа Учреждение Дата начала Дата
окончания
Дата предъявления Работник
17 012 338 546 700 МУП ГП № 23 01.02.17

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Adblock
detector