Ведение предпринимательской деятельности подразумевает постоянное взаимодействие с партнерами и клиентами. Один из видов оформления деловых встреч – обмен письмами. Каким образом они составляются – будет рассмотрено далее.

Понятие и цель применения письма о встрече

Существует две общераспространенные цели использования письма о встрече:

• организация деловой беседы;
• привлечение внимания клиента к выгодному предложению.

Первый вариант идеально подойдет для повторной встречи, т. е. когда «первое касание» уже произошло. Второй способ актуален для случаев, когда какие-либо договоренности между сторонами достигнуты не были. Результативность писем с предложением о торговой сделке идентична эффективности холодных звонков.

Во избежание игнорирования писем необходимо вызвать у потенциального клиента интерес. Для этого требуется разработка грамотного заголовка и темы документа. Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя.

Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

Правила составления электронных писем для клиентов – в этом видео:

https://www.youtube.com/watch?v=KB7qOjc0keM

Нюансы ведения деловой переписки

Итак, все этапы реализации пройдены, прибыль «подбита». Но есть еще один нюанс. Он заключается в проведении встречи с клиентом в целях оформления договоренности и обсуждения деталей сделки.

На первый взгляд, в этой процедуре нет абсолютно ничего сложного. Все, что требуется от создателя документа – написание делового письма о встрече. Но каким образом его оформить? С чего начать и как подвести к завершению?

Поэтому первое и на начальном этапе единственное, с чем следует провести ознакомление – правила ведения деловой переписки. Они включают в себя несколько важнейших моментов.

1. Адрес электронной почты. Он должен выглядеть так, будто сторона, делающая обращение, действительно занимается бизнесом, а не развлекается. Имя должно быть серьезным и олицетворять суть деятельности организации. Комичные, веселые и ругательные названия под запретом.
2. Личные обращения. Чтобы клиент лучше воспринимал информацию, которая ему адресована, следует называть его по имени. Это позволит ему понять, что он действительно важен, и настроит на долгосрочные доверительные отношения.
3. Использование полного имени партнера при обращении. Если потенциального клиента зовут Саша или Женя, то обращаться к нему следует Александр и Евгений соответственно.
4. Оформление приветствия. Не рекомендуется указывать в приветственной части время суток, ведь вероятно, клиент будет читать его через пару часов, когда наступит иной отрезок дня. Целесообразнее всего использовать слово «Здравствуйте» или «Приветствую», если речь идет о более неформальном тоне общения.
5. Указание тематики. Первый вопрос, который записан в подсознание клиента – «что он/она от меня хочет». Так что в первом предложении письма должна прослеживаться четкая тема – то, о чем пойдет речь далее.
6. Различение между полями «кому» и «копия». В части «кому» требуется указание получателя, от которого происходит ожидание ответа. В графе «копия» указывается лицо, которое должно пройти процедуру ознакомления с письмом.
7. Лаконичность изложения материала. В соответствии с нормами деловой переписки длина обращения не должна превышать классический лист А4. Имеются лимиты и по объему: он не может переходить отметку в 3 Мб, иначе в ходе открытия есть вероятность «зависания».
8. Понятность вступительной части. После того как клиент прочтет первых три предложения, он должен понять, о чем пойдет речь далее, т. е. получить ответ на вопрос «что от меня хотят». Не рекомендуется строить длинные предложения, т. к. они плохо воспринимаются в процессе чтения.
9. Грамотность заключительной части. Она обязательно должна включать прощание и призыв к действию, чтобы клиент был заинтересован в продолжении диалога. Документ должен в обязательном порядке содержать подпись обращающейся стороны, а также контактные данные (электронные и фактические).

Соблюдая эти правила, можно создать четкое, емкое и лаконичное письмо с уникальным торговым предложением. Здесь вы узнаете, что представляет собой гарантийное письмо и с какой целью оно составляется.

Образец делового письма.

Результативность деловых писем о встрече

Эффективность от применения деловых писем зависит от нескольких факторов:

• сфера деятельности хозяйствующего субъекта (например, деловые письма показывают наибольшую результативность в области крупного предпринимательства, в то время как малый бизнес может обойтись неформальным общением в социальных сетях или по электронной почте);
• грамотность составленного документа (неправильно составленное письмо лишь оттолкнет потенциального клиента вместо того, чтобы привлечь его внимание, в то время как хорошо составленное письмо позволит заинтересовать потребителя и сохранить с ним теплые дружеские отношения);
• время отправления (нужно направить письмо адресату в то самое время, когда он его ждет или когда, по мнению отправителя, он нуждается в данном документе, письмо ни в коем случае не должно «огорошивать», т. е. приходить «как снег на голову»).

Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.

Содержание документа о встрече

Чтобы письмо было последовательным и содержало в себе актуальную информацию, преподносимую постепенно, необходимо строго следовать его структуре.

1. Обращение. Оно нуждается в выделении отдельной строки. Здесь же указывается приветствие. Идеальное решение: «Здравствуйте, Федор Игоревичи!».
2. Представление. Согласитесь, не очень приятно читать письмо, пришедшее неизвестно от кого. Сообщите адресату свое имя и то, кем вы являетесь (менеджер, предприниматель, оператор и т. д.).
3. Причина обращения. Вероятно, вы уже договорились о встрече по телефону или электронной почте, или возникли какие-то заминки касательно заказа, или это вовсе первое обращение. В любом случае следует напомнить, чего вы ожидаете от клиента. Оптимальный пример: «мы вчера общались по телефону и договорились о…» или «мы изучили ваши претензии и хотим обсудить…» или «мы хотели бы сделать Вам деловое предложение…». Это далеко не исчерпывающий перечень вариантов.
4. Назначение встречи. В этом отчасти и заключается целевая задача, стоящая перед отправителем письма. Нужно действовать поступательно и ни в коем случае не резко. К примеру: «я бы с удовольствием встретился с Вами и обсудил детали лично…» или «если вы желаете узнать подробности, можем встретиться (дата, время) и пообщаться насчет дальнейшего сотрудничества…».
5. Контактные данные. Если хотите показать потенциальному клиенту свое уважение, нужно указать не только контакты, но и еще раз повторить должность, имя. Можно оформить эту часть по классическому шаблону или же использовать более-менее оригинальный подход: «для подтверждения встречи можете позвонить по телефону…» или «для уточнения деталей Вы можете написать мне по адресу…». На следующей строке пишется «С уважением», а строкой ниже – «Ирина Эдуардовна, Ваш личный консультант».

Все. На этом письмо можно считать полностью завершенным и оформленным. Осталось лишь перечитать его и направить клиенту. Тут вы узнаете, как правильно составить и направить благодарственное письмо.

Пример письма о встрече для переговоров.

Письмо после деловой встречи

Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.

Классическое письмо имеет свою структуру.

1. Обращение.
2. Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
3. Контактные данные с именем и должностью.

• Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.
• Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:

Подпишитесь на срочные экономические новости в Telegram

85 полезных фраз для деловых писем

Недвижимость: Покупка / Продажа / Аренда / Сдать / Снять / Консультации / АН ИНФО Сохранить информацию себе или отправить Ваше объявление в соц.сети можно просто нажав кнопки:

При написании писем коллегам, клиентам и партнерам часто возникает вопрос, как сформулировать ту или иную мысль деловым стилем.

Как сказать, что нам что-то не нравится — или, наоборот, нравится? Как сообщить о проблеме или возможности? Как предложить адресату встретиться или созвониться? Как упомянуть о возможных санкциях? Именно на такой случай мы составили небольшой словарик деловых оборотов.

Используйте его, и ваш стиль будет вполне официальным, а формулировки — разнообразными.

Полезные формулировки для переписки

Начинаем  со своей цели	Начинаем с интереса адресата
«Чего пришел»	Явно	«Обтекаемо»	Проблема	Возможность
Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о… Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения, что… Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)… В связи с  возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)…. Прошу оказать содействие… Прошу Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)	Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с…	Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….	Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание…  Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Конкретные действия	Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и  произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на….(Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по …. Требуем от… немедленного принятия мер… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)… Просим направить вашего представителя…
Заклю чение	Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…) Ждем Вашего решения … Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы… Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)… Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций… Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)… Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться… Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество… C ãîòîâíîñòüþ îòâåòèì íà Âàøè âîïðîñû… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Дополнительные формулировки

Приветствие	Прощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемы Иван Петрович ! Уважаемый господин министр! Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)! Многоуважаемый… !	С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)… С благодарностью (признательностью) и уважением… С пожеланиями успеха (всего наилучшего)…. С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Благодарность
Искренне  (от лица…, от имени…) благодарим… Выражаем благодарность (признательность)… С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем… Благодарим…Хотим поблагодарить…

Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

Упоминание о санкциях

Мы будем вынуждены:  обратиться в судебные органы (суд)          инициировать судебное разбирательство          отказаться от дальнейшего сотрудничества          пересмотреть планы (условия) сотрудничества          поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика)          поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества          прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям          заявить о нашем намерении добиваться (требовать)…          заявить о несогласии с фактами… Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по… Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд… Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

Выражение отношения

С радостью (огорчением) сообщаем… К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

Реклама.Директ

За более подробной и актуальной информацией на текущий момент по Недвижимости и Юридическим вопросам в городе Ярославле ( купить квартиру, дом, коттедж; сдать/снять жильё; оформить сделки купли-продажи/дарения/мены )

Вы можете обратиться к нашим специалистам по телефону (4852) 932-532, +79023332532,

Viber, WhatsApp: 89023332532 или написать на электронную почту ooo_info@mail.ru (АН ИНФО), а так же отправить быстрое сообщение в Агентство недвижимости ИНФО Если Вы находитесь в Ярославле,

то можете просто заказать обратный звонок » и приехать к нам в офис

Агентства Недвижимости ИНФО г.Ярославль, Б.Октябрьская,67 »

Некоторые Услуги Агентства можно заказать через сайт »

Письмо о встрече для переговоров. Образец 2021-2022

Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров.

Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует.

Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о встрече для переговоров .docСкачать образец письма о встрече для переговоров .doc

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

• Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
• Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
• Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
• Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
• Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

• При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
• Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
• Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

• Данные организации.
• Номер и дату документа.
• Наименование адресата.
• Обращение.
• Представление.
• Аргументацию обращения.
• Назначение встречи.
• Цель.
• Подпись.

Реквизиты

Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.

Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.

Данные адресата

Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату.

Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты.

В идеале должны стоять адресные и прочие данные.

Обращение

Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.

Представление

Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.

Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.

Причина

У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

• Назначить конкретную дату.
• Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
• Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
• Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

• Благодарность за возможность пригласить на встречу.
• Кто еще приглашен принять участие во встрече.
• Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
• Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Скачать документна сайте Ассистентус

Шаблонные фразы для деловой переписки

По материалам сайта http://www.gramota.ru 

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества. Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения.

Структура письма может выглядеть следующим образом: • Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем… Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события. Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения: • Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…

• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки 

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста. Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта… При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры… Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций… Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем. Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: • контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• Кредит — выделяется и т. п. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 

расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Как написать грамотное письмо по итогам встречи — памятка — Карьера на vc.ru

{«id»:77746,»gtm»:null}

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Наталия Потёмина, консультант по b2b продажам

Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи

Agenda (адженда) – повестка встречи

1. Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
2. Сформулировать адженду.
3. Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.

• Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.Плохо: «встреча с маркетингом». Хорошо: «Новогодние подарки партнёрам HR-службы»
• Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.Плохо: «Доброго времени суток!». Хорошо: «Алексей, Ирина, добрый день.»

Любителей «доброго времени суток», «приветствую», «извиняюсь» и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!

• Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.Плохо: «В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office…». Хорошо: «Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%».
• План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.Плохо: «На встрече обсудим судьбу нашего проекта». Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.»
• Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести. Плохо: «Надеюсь, мы успеем обо всём договориться». Хорошо: «В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании»
• Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность

Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.

Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.

• Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
• Вслух подведите итоги

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Если встреча прошла не так, как Вам хотелось, и особенно если клиент по итогам встречи решил остановить свой выбор не на Вашей компании, фоллоу-ап всё равно нужно качественно подготовить и отправить. Из таких мелочей складывается репутация.

1. Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
2. Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
3. Что проговорили, какие решения приняли
4. Следующие шаги (даты, ответственные)
5. Контакты

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

• Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
• К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
• К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
• В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
• 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта

• Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
• Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
• Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
• Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
• Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

• Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
• Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.

Следующая статья

Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит

Как управлять удалёнными сотрудниками

Визуализация результатов в отделе продаж

• Показать результаты

Как назначить встречу с клиентом по телефону

Маркетолог Ким Саркисян считает, что большинство менеджеров пытаются продать с первого же звонка. Но если в сегменте b2c это еще возможно, то в b2b — однозначно нет.

Из-за этого фирмы теряют лидов и недополучают прибыль. Мы решили выяснить, как надо построить разговор по телефону, чтобы договориться о встрече с клиентом: разобрали холодный обзон и входящие звонки.

Читайте также:  День увольнения выпал на выходной или праздничный день: действия работодателя

Содержание:
I. Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке
II. Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам
III. Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону
1. О психологии
2. Об этике
3. Об отказах и возражениях

Как назначить встречу с клиентом при холодном звонке

Помните о цели разговора — назначить встречу клиенту. Для этого не надо вступать в длительный диалог, высылать КП, или презентовать продукт собеседнику. Эксперт в области продаж Оксана Гафаити вблоге Mindspace утверждает, что уговорить на встречу можно за 3 минуты и 5 шагов:

1. Завладеть вниманием
2. Представиться
3. Объяснить цель звонка
4. Донести выгоду
5. Назначить встречу

Завладеть вниманием

Достаточно обратиться к клиенту по имени. Собственное имя, по мнению автора книги «Энциклопедия продающих скриптов» Дмитрия Лукьянова, всегда привлекает внимание людей, и именно поэтому важно заранее узнать, как зовут собеседника.

Представиться

Обязательный шаг с точки зрения делового этикета и здравого смысла. Ваш собеседник хочет понимать, с кем он общается. При первом звонке назовите свое имя, компанию и в двух словах объясните, чем она занимается. При повторных звонках достаточно имени и компании.

Объяснить цель звонка

В этот момент слушатель уже размышляет о том, что вы сейчас будете ему что-то «впаривать». Поэтому начинайте договариваться о встрече как можно раньше — сразу после приветствия и представления.

Донести выгоду

На первый взгляд такой ход разговора выглядит нагло. Многие начинающие менеджеры смущаются и не понимают, как предложить клиенту встречу в первую же минуту разговора. Но держите в голове мысль, что вы несете клиенту ценность. Поэтому надо сказать, которую выгоду он обретет от сотрудничества с вами.

Назначить встречу

После этого договаривайтесь о времени. Предложение должно быть прямым и четким, без лишних реверансов. Не спрашивайте, когда клиенту удобно встретиться, а предлагайте свое время. Иначе рискуете получить в ответ: «Сейчас много дел, давайте в следующем году».

Оксана Гафаити подчеркивает, что при первом звонке нельзя допускать презентации продукта, потому что вы еще не изучили как следует потребности клиента и все равно не сможете презентовать на языке его выгод. В итоге он просто не поймет, зачем ему нужен ваш продукт, и откажется от встречи.

• Таким образом, получается компактный скрипт, с помощью которого можно назначить встречу без лишней телефонной болтовни:
• Соблюдение этого сценария покажет вас клиенту с хорошей стороны: вы не мямлите, не «втюхиваете» свой продукт, экономите свое и его время, а значит, с вами будет приятно иметь дело.
• Назад к содержанию

Как уговорить клиента на встречу, если он позвонил сам

Задумываясь, как вывести клиента на встречу по телефону, многие ошибаются, думая что раз клиент позвонил сам, то всё будет просто. Вероятнее всего, человек просто мониторит рынок и еще не готов на личные встречи с подрядчиками.

Первый шаг в таком разговоре — квалификация лида. То есть определение, насколько качественным клиентом он может стать. Это поможет определиться со стратегией его дальнейшей обработки. При квалификации выясняют:

• срочность потребности,
• размер компании,
• ее обороты,
• вероятную частоту сделки,
• кто принимает решение о покупке,
• критерии оценки поставщика,
• ожидания клиента,
• проблемы, которые клиент хочет решить.

Дарья Васильева, учредитель КА Perso-num:
— Получить лида мало, важно превратить его в покупателя. Лид может быть «некачественным», но без квалификации на него все равно уйдет много времени в ущерб реальным клиентам. 

Вопросы для квалификации лучше внести в чек-лист в карточке заявки CRM-системы: это поможет держать список на видном месте и грамотно выстраивать диалог с любым позвонившим.

Как это работает, расскажем на примере облачной системы SalesapCRM. Чек-лист можно прикрепить к любому этапу в карточке заявки/сделки: например, к самому первому «Не обработана».

Прямо во время звонка менеджер формирует из карточки входящего звонка новую заявку.

В таком случае при входящем звонке менеджер сможет одновременно поприветствовать звонящего и открыть сформировавшуюся карточку заявки с чек-листом из вопросов и без запинки приступить к квалификации лида.

Чек-лист с опорными вопросами находится в отдельной вкладке внутри карточки заявки

Ответы собеседника при этом можно записывать в соответствующие поля или в области для примечаний в правом поле карточки. А у вас уже есть CRM-система? Если нет, то вам стоит попробовать, как это работает!

Внедрите CRM-систему S2!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

После квалификации вы уже будете иметь представление о потребности клиента, поэтому последние два шага идентичны шагам при холодном звонке: доносите до клиента выгоду от встречи и договариваетесь о времени. 

Назад к содержанию

Еще несколько советов, как назначить встречу клиенту по телефону

Независимо от того, звоните вы клиенту сами или принимаете входящий звонок, необходимо придерживаться нескольких рекомендаций, разработанных компанией ADCONSULT: психология, этика и работа с возражениями.

О психологии

Ваша речь должна быть живой и естественной. Улыбайтесь, расставляйте интонационные ударения, используйте краткие и простые формулировки, характерные для живой речи, говорите чуть громче обычного.

Придумайте статусную должность. Даже если в трудовой вы рядовой менеджер отдела продаж, представляйтесь клиентам ведущим экспертом или специалистом по работе с ключевыми клиентами.

Общайтесь на равных. В психологии разделяют три вида самопредъявления в общении: пристройка сверху, пристройка снизу и пристройка рядом. Часто менеджеры, особенно новички, пристраиваются снизу и начинают заискивать перед «большим и важным» ЛПР. Это распознается не только интонации, но и по фразам:

Об этике

Вы можете быть экспертом в своем продукте, но если вы не соблюдаете деловую этику, мало кто захочет иметь с вами дело.

Уважайте время клиента. И свое тоже. Подтвердите встречу перед выездом, уточните, как добраться до офиса клиента, если едете к нему, и объясните подробно, как найти вас, если встреча на вашей территории. Опозданием вы проявляете неуважение к партнеру, поэтому если задерживаетесь, то предупредите об этом.

Назад к содержанию

Об отказах и возражениях

Если клиент отказался встречаться с вами, это не повод прекращать разговор.

Но что же делать, если клиент высказывает различные возражения, отказываясь от встречи? Портал «Клуб Продажников» предлагает ряд рекомендаций:

«Мы уже работаем с другими поставщиками»
«Если бы у вас были причины для того, чтоб начать работу с новым поставщиком, то какие?»

или

«Очень хорошо. Я уверен – они достойные партнеры. Мы поможем реально оценить, чьи услуги лучше. Это потребует 15-20 минут. Вам когда удобнее встретится: в конце этой недели или в начале следующей?»

«Что конкретно вы предлагаете?»
«У нас большой выбор продуктов. И чтобы подобрать то, что нужно вам, хотелось бы встретиться лично. К тому же нам действительно интересно с вами познакомиться». 

«Обратное было бы странным, ведь вы ничего о нас не знаете. Поэтому предлагаю договориться о встрече. За 10-15 минут я вам все расскажу, а вы примете решение о целесообразности сотрудничества»

Или

«А если бы вы заинтересовались сотрудничеством с другим поставщиком, то в каком направлении?» 

«Я занят/ У меня нет времени»
«Понимаю, поэтому и звоню, чтобы договориться о встрече в удобное время. На встречу уйдет всего 15-20 минут. Вам удобнее утром или вечером?» 

«Мне некогда с вами встречаться. Отправьте предложение по почте»
«Хорошо, общую информацию о компании и товарах я отправлю. Но этого мало, чтобы подобрать подходящий вариант для вашей компании. Для этого нам необходимо встретиться. Встреча не займет больше 15-ти минут» 

«Переговорите с моим заместителем/бухгалтером»
«Спасибо, я пообщаюсь с сотрудником, которого вы считаете наиболее компетентным в этих вопросах. И все-таки, есть принципиальные моменты, которые может оценить только руководитель. Я отниму у вас всего 10 минут. К тому же не хочу допустить «эффекта испорченного телефона».

«А мы можем обсудить это по телефону?»
«Телефонного разговора мало, чтобы полностью изучить продукт. На встречу я возьму его с собой, и вы сможете наглядно убедиться в его качестве».

Как мы видим, уговорить клиента на встречу не так уж трудно, особенно если помнить, что это и есть цель звонка. Надо знать целевых клиентов и их боли, изучить техники преодоления возражений и прописать небольшой скрипт.

А работать с ним эффективно поможет CRM-система. Если хотите сделать звонки в своей компании максимально эффективными, то регистрируйтесь в SalesapCRM и тестируйте ее по максимуму первые 7 дней бесплатно.

 

Назад к содержанию

Анна Иванова

В S2 есть:

• checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
• checkавтоматизация процессов и аналитика;
• checkкалендарь для записи клиентов;
• checkкалькулятор стоимости услуг;
• checkшаблоны документов и писем;
• checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки,
• checkбесплатный тестовый период 7 дней.