Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.

В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.

Кто должен исправлять неверные записи в трудовой

Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:

• бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
• предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.

Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.

Вклад «Максимальный доход»

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.

Bankiros.ru

Как исправляются ошибки в трудовой книжке

Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.

Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.

Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.

Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.

Вклад «Ценный актив смарт»

Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.

Bankiros.ru

Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется

Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать Иск в суд на своего бывшего работодателя.

Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.

С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.

Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.

Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.

Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику.

Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет.

Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:

• сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
• исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
• просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.

Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.

Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.

Bankiros.ru

Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.

Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.

Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.

Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.

Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.

Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.

Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.

Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.

Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.

При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.

Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.

Bankiros.ru

Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку

Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.

Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.

Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.

В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.

Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.

Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.

Как исправляются ошибки прежнего работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.

Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.

Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.

Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.

Что важно запомнить о записях в трудовой книжке

1. По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
2. Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
3. Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.

4. Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
5. При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.
6. Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.
7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
8. При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить Штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.

Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.

Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.

Обнаружили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter.

Елена РудневаЖурналист / Bankiros.ru

Можно ли законно делать исправления в трудовой книжке?

Согласно законодательству, трудовая деятельность человека отражается в его трудовой книжке. Она является одним из основных документов, поэтому сотрудники кадровой службы должны знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке и как правильно это делать.

Чем чреваты неправильные записи в трудовой?

Если есть возможность получить определенные льготы, важно, чтобы все записи соответствовали установленному списку, иначе доказать свое право на льготную пенсию будет очень сложно.

Как делаются исправления

Сотрудники кадровой службы обязаны заполнять трудовую книжку согласно общепринятым правилам. Также они должны знать, как исправить неточную или ошибочную запись в этом документе. Это можно делать только на основании подтверждающих документов} свидетельские показания основанием не являются.

Все исправления в разделах трудовой книжки нельзя делать путем зачеркивания – это допускается только на титульном листе. Использовать корректор, подчищать или затирать записи категорически запрещено. Трудовая книжка, в которой исправления сделаны неправильным образом, считается недействительной.

Работодатель или его уполномоченное лицо при приеме сотрудника должны заполнить титульную страницу в трудовой книжке, если ранее он не работал. Выдает трудовую книжку организация, работник оплачивает бланк документа.

Все личные сведения вносятся на основании документов, нельзя заполнять трудовую книжку «на слух». После того, как вся информация будет вписана, работник должен лично с ней ознакомиться и подтвердить ее достоверность.

Если титульный лист был заполнен на предыдущем месте работы, сотрудник кадровой службы в настоящей организации обязан проверить достоверность данных. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы.

За ведение и хранение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо, поэтому ошибочные записи должны быть вовремя выявлены и исправлены в установленном порядке. За нарушения и неисполнение вмененных обязанностей ответственное лицо может понести дисциплинарную или административную ответственность, в зависимости от степени тяжести проступка.

Основные ошибки

Ошибки в трудовых книжках допускаются довольно часто. Главной причиной этого является невнимательность или отсутствие элементарных знаний. К типичной ошибке работников кадровых служб можно отнести заполнение титульного листа.

Неправильная буква в фамилии или неверное написание имени, опечатка в дате рождения приводят к тому, что документ становится недействительным. Если ошибка допущена при первичном заполнении, то бланк должен быть заменен новым.

В том случае, когда опечатка произошла по вине сотрудников организации, работник не должен платить за бланк, это делает работодатель за свой счет.

Если ошибка в титульном листе обнаружена в трудовой книжке, которая уже содержит записи о приемах и увольнениях, ее можно исправить.

Корректировка фамилии, имени, отчества и даты рождения

В том случае, когда ошибка допущена в личных данных работника, исправить ее можно на основании паспорта или других подтверждающих документов.

После того, как работник их предоставит, сотрудник кадровой службы аккуратно одной прямой линией перечеркивает неправильную информацию и рядом дописывает верную. Обязательно нужно сделать ссылку на документ, который является основанием для корректировок.

Его реквизиты и наименование указываются на обороте обложки и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. То же касается и смены фамилии в связи с вступлением в Брак или разводом.

Нередки случаи, когда неправильно написано имя или отчество владельца трудовой книжки. Даже одна неправильная буква может вызвать огромное количество проблем при оформлении пенсии. Неправильно указанная дата рождения также должна быть исправлена. Порядок корректировки в таких случаях не имеет четкого алгоритма, каждая ситуация рассматривается индивидуально.

Если неточность допущена при первичном заполнении трудовой книжки, документ считается недействительным, и его необходимо заменить за счет работодателя.

Если трудовая книжка практически полностью заполнена, можно обратиться в суд, чтобы получить решение о том, что трудовая книжка принадлежит конкретному человеку.

Некоторые работодатели корректируют эти данные так же, как и фамилию, делая ссылку на документ на обратной стороне обложки. Затем пишется фраза: «Исправленному верить», рядом расписывается уполномоченное лицо и ставит печать организации. Если исправления будут сделаны произвольным способом, такой документ вызовет вопросы в Пенсионном фонде.

Корректировка образования и специальности

Кадровик должен знать, допускаются ли исправления в трудовой книжке и согласно каким требованиям они должны осуществляться. Иногда строка, куда вписывается образование, содержит неточные данные. Это связано с тем, что на момент открытия трудовой книжки работник имел незаконченное высшее образование.

Иногда лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, забывает, что необходимо обновлять сведения. Поэтому на основании диплома или другого документа необходимо сделать корректировку. То же относится и к специальности, квалификации и разряду.

Сотрудники кадровых служб должны помнить, что в этом случае они делают не изменения, а дополнения.

Иногда при заполнении трудовой книжки сотрудник кадровой службы забывает ставить печать. Это считается грубым нарушением правил. Чтобы исправить эту ситуацию, работник должен обратиться в ту организацию, которая выдавала трудовую книжку. Печать должна стоять на установленном месте и не перекрывать записи и подпись.

Все ссылки на обороте обложки в обязательном порядке должны заверяться подписью руководителя и печатью организации. В противном случае исправление не будет иметь юридической силы.

Корректировка сведений о работе

Зачастую большое количество ошибок, которые допускаются при заполнении трудовых книжек, приходится на раздел «Сведения о работе». Именно этот раздел является одним из основных, отражающих трудовую деятельность. Каждую неточную или ошибочную запись надо своевременно исправить, чтобы не пришлось столкнуться с трудностями при оформлении пенсии.

Порядок корректировки записей в этом разделе установлен законодательством. Если ошибка обнаружена уже на новом месте работы, чтобы исправить ее, работник может обратиться к предыдущему работодателю. Если это по каким-то причинам сделать нельзя, уполномоченное лицо имеет право откорректировать запись на основании подтверждающего документа.

Вносить изменения на основании свидетельских показаний можно только в том случае, если имела место массовая утрата работодателем документов в связи с форс-мажором, который подтвержден документально.

Делая корректировку сведений о работе, запись нельзя зачеркивать. Правильная информация вносится отдельной строкой.

1. В первом столбце ставится номер по порядку, во второй графе указывается дата исправления.
2. В третьем столбце необходимо написать, что запись под таким-то номером считается недействительной, а также указать правильные сведения.
3. В четвертой графе нужно сделать ссылку на документ, который подтверждает правомерность корректировок, зафиксировать его наименование и реквизиты.

Иногда встречается и такая ошибка, как запись названия организации и должности в одной строке. Так как сама информация не противоречит действительности и подтверждена документально, никаких исправлений делать не нужно. Но кадровику стоит быть внимательнее, так как работник имеет право обвинить его в некомпетентности.

Недействительными могут быть признаны записи об увольнении и переводах.

Иногда вследствие невнимательности сотрудник кадровой службы указывает причину увольнения, которая не соответствует действительности и мешает уволенному работнику найти новое достойное место работы.

В том случае, если работодатель отказывается добровольно вносить изменение, пострадавший сотрудник может обратиться в суд. Тогда организация должна будет возместить работнику каждый вынужденный прогул.

Исправление записей об увольнении или переводе делается в общепринятом порядке, так же, как и при приеме на работу. Указывается, какая запись и под каким номером признана недействительной, фиксируются реквизиты документа, являющегося основанием для корректировок.

Дубликат

Если работник уволен незаконно и ему уже сделали запись в трудовую книжку, он имеет право ее оспорить. На основании решения суда он должен быть восстановлен на работе. Это в обязательном порядке сопровождается приказом, в котором пострадавший сотрудник должен поставить подпись.

Заполнение вкладыша

Когда трудовая книжка полностью заполнена, работодатель обязан выдать работнику вкладыш. Сведения о работе нельзя вносить в другие разделы – такой документ будет считаться недействительным.

Кадровик должен не только знать, можно ли делать исправления в трудовой книжке, но и как правильно корректировать записи во вкладыше. Он выдается согласно тем же правилам, что и трудовая книжка.

При этом в основном документе нужно сделать пометку «Выдан вкладыш» и указать его реквизиты. Четких требований, где именно это необходимо указывать, нет.

Обычно пометку ставят на титульном листе в верхнем правом углу.

Титульный лист заполняется на основании документов, которые должен предъявить работник. Если при заполнении будет допущена ошибка, бланк необходимо ликвидировать и выдать сотруднику новый. Это должно сопровождать актом, так как номер и серия уже используются. На трудовой книжке также делается пометка с новым реквизитом.

Вкладыш подшивается в трудовую книжку под обложку. Нумерация во вкладыше продолжается согласно номеру по порядку. Если была обнаружена ошибка в записях, исправляется она так же, как и в трудовой книжке.

Как правильно внести исправления в трудовую

Все исправления в трудовой книжке условно можно разделить на группы, в зависимости от места внесения того или иного изменения. Это титульный раздел, раздел сведений о работе и раздел сведений о награждениях.

Изменение личных данных

Наиболее часто встречающиеся исправления в титульном разделе – перемена фамилии сотрудницы по причине официального брака или изменение данных об образовании/профессии.

Имейте в виду: Внесенные работодателем сведения о работнике (Ф.И.О., дата рождения) должны быть досконально проверены самим владельцем книжки и заверены его подписью на титульной странице.

Смена персональных данных (фамилии, имени или отчества) осуществляется следующим образом:

• первоначальная запись, подлежащая корректировке, зачеркивается одинарной чертой с тем, чтобы она оставалась читаемой, а сверху вписывается новое значение;
• на левой стороне разворота (внутренней стороне обложки) указываются реквизиты (номер и дата) документа-основания и вносится вид сделанного изменения;
• запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы и печатью.

В качестве обоснований могут выступать документы, выдаваемые ЗАГСом и фиксирующие изменение гражданского состояния работника (свидетельство о браке/расторжении брака, свидетельство о рождении, о перемене фамилии/имени/отчества) или иные официальные бумаги.

Смена профессии и вида образования

Первая трудовая книжка заполняется на сотрудника, только начинающего свой профессиональный путь. За годы работы человек может закончить ВУЗ и получить иную специальность.

Для внесения обновленных данных в титульном разделе трудовой книжки предусмотрены дополнительные строки. Предыдущие записи не перечеркиваются, а во второй строке следует сделать дополняющую запись. Никаких ссылок на документы об образовании на левой стороне разворота делать не следует.

Если допущена ошибка в данных владельца книжки

Сложнее обстоит дело с исправлением ошибок, допущенных в написании персональных сведениях о работнике. Двоякое написание некоторых имен или неправильное воспроизведение отчества – довольно распространенные просчеты при заполнении титульного раздела трудовой книжки.

В нормативных документах не содержатся никаких рекомендаций по поводу исправления ошибок в фамилиях или именах владельцев трудовых книжек.

Практика кадрового делопроизводства предлагает следующий алгоритм действий:

1. Если ошибка обнаружилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку и вносил первоначальные данные, то рекомендуется выдать сотруднику новый бланк документа, куда записать сведения в точном соответствии с паспортными данными. Старая трудовая книжка при этом списывается, как испорченный бланк, с составлением соответствующего акта.
2. При обнаружении неправильного написания персональных сведений о работнике вторым и последующими работодателями допускается выписка дубликата трудовой книжки. Сведения о предыдущем рабочем стаже заносятся в дубликат на основании официальных справок, выданных по прежним местам работы.

Важно! Дубликат трудовой книжки не является копией той, в которой обнаружены неточности в написании фамилии/имени работника. Сведения о стаже должны вноситься не по «старой» трудовой книжке, а по правильно оформленным документам с предыдущих мест работы.

В практической работе кадровых служб встречается тот же подход, который предусмотрен для изменения сведений о работнике по официальным документам – перечеркивание неверной записи и внесение правильных данных.

Такие действия являются неправомерными и впоследствии могут стать причиной проблем у работника с Пенсионным фондом.

Исправления в данных о трудовой деятельности

Все записи в этом разделе должны иметь сквозную нумерацию и оформляться в четком соответствии с Правилами по заполнению и ведению трудовых книжек. Запись о приеме на работу, переводе или увольнении должна иметь номер, ссылку на соответствующую статью трудового законодательства и реквизиты (дата, номер) приказа.

Нужно знать: перечеркивать неправильные записи и сверху вписывать верные данные в подразделе трудовой книжки, фиксирующем сведения о работе и поощрениях, нельзя.

Ошибка, допущенная в сведениях о работе, может быть исправлена:

• по тому месту работы, где допущена неточность в оформлении;
• другим работодателем – на основании официального письма организации, в свое время неверно указавшей данные о трудовой деятельности работника.

Внесение правильной записи оформляется следующим образом:

• с новой строки производится запись с последним порядковым номером и датой, когда вносятся изменения;
• исправительный текст должен содержать номер изменяемой записи и указывать, что она недействительна;
• под следующим номер вносится правильная запись.

В 4-й колонке, где записывается номер приказа-основания, применяются реквизиты изначального распоряжения. Если издается приказ, предписывающий внести изменения в трудовую книжку на основании судебного решения, то записывается номер и дата этого документа.

Следует знать: если корректировке подлежит последняя запись в трудовой книжке, то кадровый работник вносит изменения в сведения о работе под следующим порядковым номером.

Такая запись не требует заверения подписью и печатью.

Следующие исправления, производимые после внесения записей об изменениях в трудовой деятельности, должны быть удостоверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Внесение исправлений в трудовую книжку допускается только на основании официального документа, предоставленного той организацией, где была допущена ошибка. Зачастую вопрос о корректировке сведений о работе требуется спустя много лет, когда предприятие прекратило свое существование.

В таких случаях работник должен обратиться к правопреемнику, а при его отсутствии – в отдел кадров по последнему месту работы. Актуальный работодатель внесет правильные сведения, а в качестве основания укажет реквизиты исходного приказа.

Изменение названия или правовой формы организации

В раздел трудовой книжки, посвященный трудовой деятельности сотрудника, обязательно вносятся записи о переименовании или реорганизации работодателя. Такие перемены фиксируются в графе 3, без указания номера и даты записи. Основанием для переименования или смены организационно-правовой формы компании служит приказ по предприятию, номер и дата которого вносится в трудовую книжку.

Исправления при неправомерном увольнении

Работник, уволенный по «плохой» статье ТК и восстановленный на своей должности по решению суда, вправе настаивать на избавлении от порочащей его записи в трудовой книжке. При таких обстоятельствах работодатель, на основании личного письменного заявления сотрудника, обязан за свой счет выписать ему дубликат трудовой книжки.

Помните: дубликат трудовой книжки при незаконном увольнении выдается по последнему месту работы сотрудника. Если работник после увольнения «по статье» устроился на другую работу, а к прежнему работодателю предъявил судебный иск на восстановление, то выписывать дубликат следует по новому месту работы.

Вебинары и статьи о бухгалтерии и про бухгалтерию — Контур.Бухгалтерия

Бумажная трудовая книжка — по-прежнему важный документ, который подтверждает рабочий стаж и трудовой опыт гражданина. Если в книжке обнаруживаются неточности, их надо исправлять, но действовать аккуратно, руководствуясь положениями закона. Расскажем об этом в статье.

На какие правила опираться при исправлении

Корректировать сведения в трудовой нужно таким образом, чтобы они отражали действительность. Например, вносить новую фамилию сотрудника, исправлять ошибки или неточности.

Правила заполнения трудовых книжек закреплен в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В двух этих документах есть все руководства по корректному заполнению книжек, внесению изменений, исправлению ошибок.

Какие ошибки чаще всего исправляют в трудовых книжках

Исправления в книжке требуются из-за оплошности специалиста, который заполнял документ, из-за изменений в персональных данных (имя, фамилия сотрудника), изменений ситуации — например, когда сотрудника восстановили на работе по решению суда.

Чаще всего встречаются такие ошибки:

• некорректное написание имени, фамилии или отчества сотрудника;
• неверные даты кадровых событий: приема на работу, перехода на другую должность или в другое подразделение, увольнение;
• неверное название должности;
• описки, грамматические ошибки.

Корректно оформленная трудовая книжка поможет сотруднику при оформлении пенсии избежать споров с Пенсионным фондом. В противном случае придется исправлять давние неточности в документе. Поэтому при заполнении книжки нужно быть очень внимательными: сверяться с документами сотрудника, а при обнаружении неточностей грамотно их исправлять.

Как правильно вносить исправления и изменения в трудовую книжку

Согласно установленным законом правилам, работодатель может изменять такие данные в книжке:

• имя, отчество, фамилию;
• день, месяц, год рождения;
• данные о полученном образовании;
• квалификацию, профессию или специальность владельца книжки;
• данные о наградах.

При этом зачеркивания допускаются только на титульном листе для исправления некорректных сведений. В остальной части книжки зачеркивания запрещены, а чтобы внести исправление, нужно признать запись неточной и внести нужные данные, заверить их подписью ответственного лица и заверить печатью организации или отдела кадров.

Вот общий алгоритм для внесения поправок в трудовые книжки и вкладыши к ним, он установлен в п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69:

1. Внести порядковый номер записи.
2. Указать текущие число, месяц и год.
3. В следующей графе указать, какая информация прописана некорректно и на какой текст ее нужно заменить.
4. В следующей графе прописать реквизиты документа или приказа, на основании которого вносится изменение.

Образец исправления в трудовой книжке 2021:

Исправление записей, сделанных другим работодателем

Если ошибка в старых записях обнаружилась во время работы на новом месте, есть два способа ее исправить:

1. Исправление вносит новый работодатель, полагаясь на необходимые документы. Он может вносить изменения в любой раздел книжки по заявлению сотрудника — это делает ответственное лицо: кадровик, бухгалтер или предприниматель. Работник не обязан обращаться к прежнему работодателю за правками, тем более что порой это невозможно. Подтвердить исправления нужно документом, соответствующим ситуации: решением суда, справкой из архива и др.
2. Исправление вносит прежний работодатель. В этом случае работник пишет заявление на новом месте работы с просьбой выдать ему для исправлений трудовую книжку, затем обращается к прежнему работодателю, который исправляет ошибки. Для этого вносит в книжку строки с признанием определенной записи недействительной и прописывает корректный текст.

Исправление неверных дат

Для дат нет отдельного метода исправления, так что придется точно так же делать новую запись с номером, числом, месяцем годом на момент исправления, указанием неверной записи, корректным текстом с нужными датами.

Исправление реквизитов

Иногда в книжке обнаруживаются ошибки в названии компании или в реквизитах документов. Корректируют неточность аналогично — через новую запись и внесение нужных реквизитов без ошибок.

Исправление нескольких ошибок одновременно

Если ошибки допущены в одной записи, то исправить их одной записью допустимо. Но если это ошибки в разных записях, датах, названиях и реквизитах, придется вносить в книжку отдельные записи для исправления каждой неточности.

Исправления в новой трудовой

Если работодатель или ответственное лицо допустили ошибку при заполнении свежей трудовой книжки сотрудника, придется завести новую книжку и заполнить ее. Старую испорченную книжку списывают и составляют акт о списании.

Исправление на титульнике

Это единственное место в трудовой книжке, где допускаются зачеркивания — одной ровной чертой, чтобы текст за ней остался читаемым. Рядом с зачеркнутым текстом или над ним пишут верный вариант, заверяют подписью ответственного лица и печатью. 

Обычно это происходит при смене фамилии — тогда слева на внутренней стороне обложки описывают сделанное изменение, указывают реквизиты документа-основания (название, номер и дата), заверяют подписью и печатью. Документом-основанием может быть свидетельство из ЗАГСа или другие официальные бумаги. 

Другой случай, когда вносятся исправления на титульнике — обнаружение ошибок в ФИО или датах, которые по невнимательности допустил специалист, заполнявший титульный лист.

Если ошибки обнаружил тот же работодатель, который завел книжку — он может завести новую книжку, а испорченный бланк списать. Если ошибки увидели последующие работодатели, возможно оформление дубликата трудовой.

В этом случае сведения о предыдущих рабочих местах вносят в документ не по «старой» книжке, а по официальным справкам с прежних мест работы.

Оптимально, если титульник корректирует работодатель, который заводил трудовую книжку — ведь только он точно знает, на чье имя заполнялся документ. Это поможет избежать казуса с присвоением чужой трудовой книжки. Если работодателя уже нет, работник может через суд подтвердить принадлежность книжки себе.

Если владелец книжки получил новую специальность или новое образование, в соответствующей строке ставят запятую и добавляют нужные сведения. Ссылка на документ-основание в этом случае не нужна.

Исправление данных о наградах

Обычно раздел о награждениях пуст, хотя в него полагается вносить данные о врученных грамотах, дипломах, званиях и пр. В пустой раздел иногда попадает другая информация — и тогда приходится признать ее недействительной, заверить подписью и печатью.

Исправления в дубликате трудовой

Если последняя запись в книжке об увольнении или переводе признана недействительной, то работник вправе просить о замене книжки дубликатом. В дубликат переносят все данные кроме последней некорректной записи.

Исправление орфографических ошибок и описок

Чаще всего ошибки не влияют на корректность информации — например, если перепутаны или пропущены буквы в записи об увольнении.

Но если ошибка есть в названии компании, записи о приеме на работу, специальности сотрудника, у него могут быть проблемы при оформлении пенсии.

Пенсионный фонд может не принять текст с опечаткой, тогда работнику придется искать работодателя для исправлений или отстаивать свои права в суде.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Есть ситуации, когда трудовая книжка признается недействительной:

• работодатель, который завел книжку, заполнил ее с ошибками — тогда он заводит новую книжку, а испорченную списывает;
• страницы в книжке склеены или вырваны;
• номер документа смазан или плохо виден;
• в книжку попали записи, которые не имеют отношения к работе гражданина;
• есть зачеркивания или замазывания с помощью «штриха» на страницах помимо титульного листа.

В этом случае придется завести дубликат книжки и перенести в него все верные сведения. Неправильные записи в дубликат не попадают.

С введением электронных трудовых книжек работодателю нужно следить за совпадением сведений в отчетах СЗВ-ТД и бумажной трудовой, если бумажная книжка сотрудника по-прежнему ведется.

Работайте с электронной книжкой, зарплатой, кадровыми документами в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия.

Сервис сам рассчитает зарплату, больничные, отпускные, напомнит о сроках начисления и выплаты, подготовит платежки и реестр по зарплатному проекту.

А еще сформирует отчетность по сотрудникам для отправки через интернет. В системе также есть учет, налоги, отчетность и другие инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

С 2022 года электронные больничные стали обязательными, бумажных листков нетрудоспособности больше нет. Прямые выплаты работают во всех регионах, а еще они стали «проактивными». Появились новые формы документов, изменился порядок взаимодействия с ФСС. Расскажем, что в этих условиях делать работодателю.

, Елена Космакова

Если сотрудник меняет фамилию, кадровику нужно принять заявление на смену личных данных, изменить написание в трудовой книжке и других документах. Расскажем обо всем по порядку.

, Елена Космакова

Переход на электронные трудовые книжки упростил документооборот. Все данные о трудовой деятельности граждан хранятся на индивидуальном лицевом счете (ИЛС). И если работник был уволен, то этот факт обязательно должен быть зафиксирован в электронной трудовой. Для этого работодатель сдает отчет СЗВ-ТД.

, Михаил Кобрин

Изменяем, дополняем и исправляем записи в трудовой книжке

На наглядных примерах и с юридическими ми объясняем, как изменить записи о Ф.И.О. или дате рождения работника, внести сведения о полученных новых образовании, профессии, специальности, как исправить записи о приеме, переводе и увольнении в разделе «Сведения о работе».

Недаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи.

Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.

Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках – для вас!

Изменение, дополнение или исправление?

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.

Так, изменения и дополнения, вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.

В дальнейшем и будем из этого исходить.

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:

1. Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее – «ТК РФ») – в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77–81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую – и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26–30.